Desk Sharing – der dynamische Arbeitsplatz von morgen

Die Arbeitswelt ändert sich permanent und reagiert auf große Veränderungen. Der aktuell wohl bedeutendste Trend ist das rasant an Popularität gewinnende Home-Office. Fehlen mehrere Mitarbeiter im Büro, da Sie aus dem Home-Office arbeiten, kann das Büro schnell leer aussehen. Wenn regelmäßig mehrere Arbeitsplätze frei sind, könnte für Ihr Unternehmen ein neues Bürokonzept aus Silicon Valley interessant sein: Desk Sharing, dem flexiblen Teilen von Arbeitsplätzen. Was bei Tech-Giganten schon länger gang und gäbe ist, läuft auch in deutschen Büros allmählich an. Aktuell findet das Konzept vorrangig bei kleineren Start-Ups Anhänger, birgt aber auch für größere Unternehmen einige Chancen. In diesem Beitrag Zeigen wir Ihnen die Vor- und Nachteile des modernen Konzeptes und geben Ihnen Tipps, wie Sie Desk-Sharing in Ihrem Betrieb optimieren können.

Wann Desk Sharing funktionieren kann

Das Modell Desk Sharing hat viele Namen, darunter „Hot Desking“, „Shared Desk“ oder „Flexible Office“. Das Prinzip ist dabei denkbar einfach – es gibt weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Anstatt feste Arbeitsplätze für jeden, können sich beim Desk Sharing Ihre Mitarbeiter den Arbeitsplatz flexibel beim Betreten des Büros aussuchen. Berge an Dokumenten, die sich bei so manchem Kollegen auf dem persönlichen Schreibtisch ansammeln, sind damit passé. Damit das Konzept aufgeht, müssen einige Bedingungen gegeben sein. Möglich ist Desk Sharing, wenn

Mitarbeiter hybrid gelegentlich aus dem Home-Office arbeiten,
häufig externe Termine wahrnehmen oder
sich auf Geschäftsreisen begeben.

Befinden sich alle Mitarbeiter im Büro, stößt das Konzept an seine Grenzen und der Arbeitsplatz kann knapp werden. Wechseln Ihre Mitarbeiter den Arbeitsort häufig, sind gute Voraussetzungen für das Desk Sharing gegeben.

Vorteile von Desk Sharing – weniger Kosten, mehr Austausch

Die Vorteile von Desk Sharing sind vielfältig und betreffen quasi jeden Unternehmensbereich. Der primäre Vorteil für Sie als Arbeitgeber ist die Kostenersparnis und der verringerte Platzbedarf. Insbesondere junge Unternehmen setzen auf das Bürokonzept, da sie sich häufig die hohen Immobilienpreise für vollständig ausgestattete Büroräume kaum leisten können. Auch für größere Unternehmen ist es ein Verlust, wenn regelmäßig teure Arbeitsplätze unbesetzt bleiben. Sie können dank Desk Sharing von Anfang an auf einen kleineren Büroraum setzen und sparen dadurch Miet- aber auch Heiz- und Energiekosten. Als „Bonus“ wird Ihr Unternehmen durch den reduzierten Energieverbrauch und CO2-Ausstoß gleichzeitig auch umweltfreundlicher.

Auch Ihre Mitarbeiter können von der Flexibilität beim Desk Sharing profitieren. Durch den ständigen Platzwechsel ändern sich auch die Kollegen, neben denen gearbeitet wird. So kommen Ihre Mitarbeiter während des Arbeitstages auch mit Kollegen in Kontakt, mit denen sie sonst weniger interagieren. Der soziale und professionelle Austausch mit abwechselnden Kollegen kann zu mehr Kreativität und gesteigertem Ideenfluss führen. Aus den neuen Synergien ergeben sich potentielle Projekte und andere Opportunitäten. Ihre Mitarbeiter erweitern dadurch ihren Horizont und lernen neue Perspektiven kennen. Optimal wäre es, wenn der Großteil der Belegschaft, eingenommen der Führungskräfte, sich am Desk Sharing beteiligen. Hierdurch werden Hierarchien abgebaut und der Zusammenhalt gefördert. Insbesondere bei jungen Kollegen kommt dieses dynamische Arbeitskonzept gut an.

Die Herausforderungen beim Desk Sharing

Das Konzept birgt neben den vielen Vorteilen auch einige Herausforderungen für den Arbeitsalltag. Für Ihre Mitarbeiter kann das Desk Sharing in der Praxis zur Belastung werden. Sie könnten auf folgende Situationen stoßen:

Desk Sharing kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter auch verringern. Täglich den Schreibtisch organisieren, mit der Verkabelung klarkommen, die Tisch- und Stuhlhöhe justieren sowie viele andere Kleinigkeiten bei der Nutzung eines neuen Arbeitsplatzes können summiert einiges an Arbeitszeit kosten.

Introvertierte Mitarbeiter könnten sich benachteiligt fühlen. Während der Austausch mit ständig neuen Kollegen für viele förderlich ist, reagieren andere hingegen mit Stress und Unsicherheit auf das ständig wechselnde soziale Umfeld. Mitarbeiter die gemeinsam an Projekten arbeiten, könnten eventuell seltener nebeneinander arbeiten.
Ein unterschwelliger Konkurrenzkampf könnte für Konflikte sorgen. Es ist kaum möglich, dass alle Arbeitsplätz die exakt gleichen Voraussetzungen bieten. Einige haben mehr Tageslicht, andere bieten etwas mehr Freiraum. Die Ungleichheit könnte zu täglichen Spannungen um die „besten“ Arbeitsplätze führen.
Das flexible Konzept benötigt einen gestiegenen Organisationsaufwand. Um zu vermeiden, dass plötzlich ein Mitarbeiter ohne Arbeitsplatz ist, sollten Sie ein adäquates Arbeitsplatz-Management-System einführen.

Wie Sie Desk Sharing zum Erfolg führen

Die meisten Herausforderungen beim Desk Sharing lassen sich mit guter Planung und Absprache meistern. Mit den folgenden Tipps meistern Sie Desk Sharing in Ihrem Betrieb problemlos:

Führen Sie eine konsequente Clean Desk Policy ein. Der Arbeitsplatz sollte abends so verlassen werden, wie er morgens vorgefunden wurde. So kann sich jeder Mitarbeiter gleich an die Arbeit machen, ohne zuerst das Chaos des Vorgängers zu beseitigen. Damit Ihre Mitarbeiter auch mal Dokumente oder persönliche Gegenstände im Büro lassen können, ordnen Sie jedem einen Rollcontainer oder ein Regalfach zu.
Gestalten Sie jeden Arbeitsplatz möglichst identisch. Stellen Sie jedem Arbeitsplatz eine vollumfängliche Ausstattung zur Verfügung. Auch kleine Details wie Marker, Kugelschreiber oder ähnliches sollte an jedem Arbeitsplatz bereitliegen. Stellen Sie sicher, dass technisch alles für einen schnellen Arbeitsbeginn bereitsteht und richtig verkabelt ist.
Führen Sie ein Desk Sharing System ein. Morgens freie Tische zu suchen kann anstrengend werden. Digitale Software kann Ihrer Belegschaft helfen, im Voraus Arbeitsplätze zu buchen und Überkapazitäten zu vermeiden.

Wenn Sie diese Regeln beachten und sich gut mit Ihren Mitarbeitern absprechen, steht erfolgreichem Desk Sharing nichts mehr im Weg.

Effektives Desk Sharing mit höhenverstellbaren Büromöbeln

Die Arbeitsplätze sollten zwar identisch sein, Ihren Angestellten jedoch die Möglichkeit bieten, diese individuell anzupassen. Ein gut justierter Schreibtisch fördert eine gesunde Arbeitshaltung und sollte für jeden Mitarbeiter individuell verstellbar sein. Mit höhenverstellbaren Schreibtischen lässt sich schnell die richtige Tischhöhe einstellen. Passend dazu sollten auch die Bürostühle in der Höhe verstellbar sein sowie zusätzlich auch die Möglichkeit bieten, die Rückenlehne anzupassen. Zu langes Sitzen in einer starren Position ist auch bei korrekter Stuhl- und Tischhöhe ungesund. Mit Hilfe eines elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisches besteht die Möglichkeit, den Tisch zügig per Knopfdruck in einen Stehtisch umzuwandeln. So können Ihre Mitarbeiter häufig ihre Haltung anpassen und dadurch die Rückengesundheit deutlich verbessern. Ergänzen Sie die flexiblen Arbeitsplätze mit ergonomischen Stehhilfen, um das Arbeiten im Stehen deutlich angenehmer zu gestalten. Mit den passenden verstellbaren Büromöbeln kann jeder Arbeitsplatz zügig individuell angepasst werden und Ihre Mitarbeiter können direkt am neuen Schreibtisch mit der Arbeit starten.

Desk Sharing mit Experten von Zeilfelder planen

Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie noch offene Fragen zur Umsetzung von Desk Sharing in Ihrem Unternehmen haben. Unsere professionellen Bürogestalter beraten Sie individuell zu Möblierungskonzepten, die ideal auf Ihre Bedürfnisse und Ihre Bürofläche abgestimmt sind. Sie erreichen uns:

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